0

ข้อควรรู้เกี่ยวกับการเสนอแฟ้ม

แฟ้มเสนอเซ็น หรือ windows file สำหรับใส่เอกสารเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาสั่งการ         หรือลงความเห็นต่างๆ  (ภาษาในราชการใช้คำว่า “เกษียนหนังสือ”) แฟ้มเสนอเซ็นให้ผู้บริหารมี     2 กรณี คือ
1. กรณีแฟ้มเสนอจากหน่วยงาน มีวิธีปฏิบัติดังนี้
           1.1 ตรวจสอบความถูกต้อง ตัวสะกด คำ ตำแหน่ง (โดยเฉพาะหนังสือภายนอกต้องระมัดระวังมาก)
1.2 ตรวจสอบความเรียบร้อย ติดสลิปลงนาม อนุมัติ เพื่อความสะดวกแก่ผู้บริหารในกรณีที่ต้องลงนาม
1.3 ดูตามลำดับความเร่งด่วนของเรื่อง จัดแยกแฟ้มเสนองานตามความสำคัญเร่งด่วน
1.4 เมื่อแฟ้มเสนอออกจากห้องผู้บริหาร เลขานุการต้องตรวจสอบความครบถ้วนถูกต้อง ก่อนโทรแจ้งหน่วยงานเจ้าของแฟ้มมารับคืน

2. กรณีแฟ้มเสนอ ซึ่งเลขานุการเป็นผู้ดำเนินการโดยตรง
           2.1 เมื่อได้รับเอกสารของผู้บริหาร ก่อนเข้าแฟ้มเพื่อเสนอเซ็นให้เกษียนหนังสือโดยสรุปประเด็นสำคัญให้ผู้บริหาร ทราบ เพื่อความสะดวกในการพิจารณาตัดสินใจต่อไป
2.2 เมื่อรับแฟ้มเสนอเซ็นคืนจากผู้บริหารแล้ว ให้รีบนำเรื่องออกจากแฟ้มและดำเนินการต่อไป (ไม่ควรเก็บเรื่องไว้ในแฟ้มนานๆ เพราะอาจจะทำให้ลืมเรื่องนั้นๆ ได้)
หมายเหตุ  การจัดเรื่องเข้าแฟ้มเสนอ กรณีข้อ 2 ควรจัดเรื่องตามลำดับวัน ก่อนหลังของภารกิจหรือเหตุการณ์ ตามเอกสารเหล่านั้น

3. ข้อควรระวังในการนำเสนอแฟ้มผู้บริหาร
          3.1 ผู้บริหารอาจดึงเอกสารออกจากแฟ้มเสนอเซ็นโดยไม่ได้ใส่ไว้ที่เดิม ทำให้เอกสารส่งคืนไม่ครบ ซึ่งอาจจะต้องทำ Sheet Note แจ้งเจ้าของเรื่อง
3.2 ผู้บริหารอาจพิจารณาหนังสือไม่ครบตามที่ต้องการ
3.3 จำนวนเอกสารที่เสนอเซ็นมีมากหรือลงนามมีหลายจุด หากไม่มีเครื่องหมายหรือสัญลักษณ์บอกจุดลงนาม จะทำให้เสียเวลาและลงนามไม่ครบ จึงควรติดสลิปลงนามทุกจุด
3.4 ไม่นำเอกสารของแต่ละหน่วยงานมาปะปนกัน
3.5 ควรตรวจสอบเอกสารแนบให้ครบถ้วนตามที่ระบุไว้ตามข้อความของเอกสาร
3.6 กรณีเอกสารของผู้บริหาร ซึ่งเลขานุการเป็นผู้รับผิดชอบเสนอโดยตรง หลังจากเอกสารได้ถูกสั่งการ พิจารณา เพื่อทราบ ลงนาม ลงความเห็นแล้ว  เลขานุการที่รับผิดชอบไม่นำเอกสารออกจากแฟ้มเสนอเซ็นทันที  ซึ่งอาจจะทำให้ลืมและต้องใช้เวลาในการค้นหาเอกสารอีก
หมายเหตุ การเกษียนหนังสือ  หมายถึง  การเขียนสรุปสาระรายละเอียดของหนังสือ เพื่อให้ผู้บริหารทราบว่าหนังสือมีสาระเกี่ยวกับอะไร ใคร ที่ไหนเพื่อสะดวกในการพิจารณา

ที่มา : http://dmhost1.psu.ac.th/~secretary/index.php?option=com_content&view=article&id=96:-17-12553-&catid=1:latest-news&Itemid=60

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print

You must be logged in to post a comment.