2

ทำไมต้องมีการเกษียนหนังสือราชการ…………?

เจ้าหน้าที่ธุรการทั่วไป หรือเจ้าหน้าที่ที่ทำงานเกี่ยวกับด้านเอกสาร คงจะเคยได้เห็น หรือได้พบกับเอกสารหรือหนังสือราชการบางเรื่อง ที่มีการเขียนข้อความหรือมีการสั่งการไว้ในหนังสือราชการนั้น และบางคนอาจจะมีข้อสงสัยว่าทำไมหนังสือราชการถึงต้องมีการเขียนข้อความไว้ในหนังสือราชการและหนังสือต้องเขียนข้อความไว้ในหนังสือราชการหรือในเอกสารฉบับนั้นๆ ด้วย ซึ่งในบทความนี้ จะได้มีร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่องของการเกษียนหนังสือราชการว่าทำไมต้องมีการเกษียนหนังสือราชการ

การเกษียนหนังสือ หมายความว่า  เขียนหนังสือ แยกเป็น เกษียน(เขียน)+หนังสือ เป็นคำแผลงในภาษาไทย ไม่ได้เป็นคำที่มาจากภาษาสันสฤตแต่อย่างใด แต่เป็นคำสร้างขึ้นใหม่เพื่อใช้ในความหมายว่าข้อความที่เขียนแทรกไว้นั่นเอง

เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือเลขาฯ มีวิธีเกษียนหนังสือดังนี้

  1. สรุปเรื่องจากหนังสือที่ส่งมาตัดทอนให้เหลือเฉพาะใจความสำคัญ
  2. แยกสรุปเป็น 3 ส่วน คือ ส่วนเนื้อหา  ส่วนข้อมูลเพิ่มเติม และส่วนเสนอแนะ
  3. ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเนื้อหาและการใช้ภาษา
  4. ลงลายมือชื่อผู้เกษียน
  5. ลงวัน เดือน ปี

ผู้บังคับบัญชามีวิธีเกษียนหนังสือ ดังนี้

  1. ส่วนที่เป็นคำวินิจฉัยสั่งการ เช่น ทราบ “ดำเนินการ” “เห็นชอบ” “อนุมัติ” “จัดและแจ้ง”
  2. ส่วนเพิ่มเติมคำวินิจฉัยสั่งการ (อาจมีหรือไม่มีก็ได้) เช่น อนุมัติ และให้รายงานผลการปฏิบัติงานให้รับทราบทุก 6เดือน
  3. ลงลายมือชื่อ
  4. ลงวัน เดือน ปี

ข้อควรคำนึงสำหรับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือเลขาฯ

  1. สรุปใจความจากหนังสือต้นฉบับ ให้ครบถ้วน  ถูกต้อง
  2. ใช้ภาษาที่สั้น กระชับ
  3. จะพิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือก็ได้ แต่ถ้าเป็นลายมือควรเขียนให้อ่านง่าย
  4. ระบุ วัน เดือน ปี ให้ตรงกับความเป็นจริงไม่ควรย้อนหลัง หรือล่วงหน้า เว้นไว้แต่มีเหตุผลจำเป็นจริงๆ
  5. รูปแบบของการเกษียน ใช้รูปแบบเดียวกับการบันทึก คือ ถึงใคร ข้อความสรุป ลงชื่อผู้เขียน และวัน เดือน ปี ที่เขียน

เทคนิคการเกษียนของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือเลขาฯ

  1. กำหนดหมายเลขในวงกลม  1 2 3 …กำกับเรื่องที่เสนอขึ้นมาตามลำดับ
  2. การเกษียน ให้เริ่มจากบริเวณครึ่งหน้ากระดาษลงไปและจากซ้ายไปขวา หากที่ไม่พอเกษียน ให้เขียนคำว่า “โปรดพลิก” และพลิกหน้าถัดไป เริ่มเกษียนจากส่วนบนสุดของกระดาษ ไล่ลำดับลงล่างและจากซ้ายไปขวาเช่นกัน
  3. ขีดเส้นใต้ ในส่วนที่เป็นใจความสำคัญ
  4. ไม่ใช้ปากกาเน้นข้อความ เนื่องจาก กรณีที่ต้องสำเนาหนังสือแจ้งผู้อื่นต่อไป จะทำให้ความชัดเจนของตัวหนังสือลดลง และไม่น่าอ่าน

ข้อมูล จาก บทความเรื่อง การเกษียนหนังสือ ในเว็ปไซต์ http://www.gotoknow.org

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print
  1. porn พูดว่า:

    ได้ความรู้มากเลยค่ะ

  2. SANSABB พูดว่า:

    นับว่าได้ความรู้มากขึ้นจริง ๆ เลยครับ จากที่เคยรู้ผ่านประสบการณ์ และการรับสารสืบต่อกันมา แต่ประเด็นสำคัญ คือ เจ้าหน้าที่ธุรการในปัจจุบัน เท่าที่ทราบมีบางส่วนที่เข้ามาทำงานด้านนี้ โดยไม่ได้ผ่านกระบวนการเรียนรู้ทางธุรการ-สารบรรณ น่าจะดีนะครับ ถ้ามีการจัด KM สำหรับบุคลากรด้านนี้โดยตรง อย่างน้อยก็น่าจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับธุรการหน้าใหม่ และทำหน้าที่ได้ถูกต้อง

You must be logged in to post a comment.