0

เทคนิคการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อมีการมอบหมายงานเพิ่ม หรือมีการโยกย้ายงานจากหน่วยงานหนึ่งไปยังอีกหน่วยงานหนึ่ง หน่วยงานที่ได้งานเพิ่มมักจะขอคนเพิ่มเสมอ แต่…หน่วยงานที่เอางานออกไปมักจะไม่ได้ลดคนตามไปด้วย ดังนั้น เพื่อให้องค์กรต่างๆมีแนวทางในการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ จึงขอนำเสนอวิธีการวิเคราะห์งาน 10 ขั้นตอน ดังนี้  

1.  ระบุกิจกรรมหลัก   ถ้าต้องการวิเคราะห์ของหน่วยงานหรือตำแหน่งงานใด ศึกษาดูว่างานหลักหรือกิจกรรมหลักของหน่วยงานนั้นๆมีอะไรบ้างอะไรคืองานหลัก งานหลักนั้น ๆ มีหน้าที่หรือกิจกรรมหลักอะไรบ้าง ทั้งนี้เพื่อให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างงานหลักกับกิจกรรมหลักอย่างชัดเจนและครอบคลุม

2.  วิเคราะห์ระดับของงาน   ให้นำเอากิจกรรมหลักในแต่ละข้อมาวิเคราะห์ว่ากิจกรรมในเรื่องนั้นๆ เป็นงานระดับไหน ระดับของงานแบ่งออกเป็น 3 ระดับคือ งานระดับจัดการ งานควบคุมงาน/บังคับบัญชา และงานระดับปฏิบัติการ

3.  วิเคราะห์ชั่วโมงงานและปริมาณงาน   วิเคราะห์ว่ากิจกรรมนั้น ๆ ใช้เวลาในการทำงานกี่ชั่วโมงกี่นาทีต่อวันหรือต่อเดือน

4.  วิเคราะห์ความถี่ในการปฏิบัติงาน   วิเคราะห์ต่อไปว่ากิจกรรมนั้นต้องทำถี่บ่อยแค่ไหน เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน เดือนละ 2-3 ครั้ง สามเดือนครั้ง หรือปีละครั้ง   

5.  วิเคราะห์การใช้ทรัพยากร วิเคราะห์ว่ากิจกรรมนั้นต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง (ที่ไม่ใช่คน) เช่น ต้องใช้เครื่องมืออุปกรณ์อะไรบ้าง ใช้มากน้อยเพียงใด ใช้บ่อยแค่ไหน เพื่อจะได้นำไปใช้ในการวิเคราะห์เรื่องการจัดสรรทรัพยากรต่อไป   

6.  วิเคราะห์ความเสี่ยงของงานหรือกิจกรรม   ขอให้วิเคราะห์ดูว่ากิจกรรมนั้น ๆ มีจุดที่ควรระมัดระวังเป็นพิเศษอะไรบ้างทั้งนี้เพื่อจะนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในการกำหนดแนวทางในการป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต   

7.  วิเคราะห์ว่าควรจะทำเองหรือให้หน่วยงานข้างนอกทำ   ขั้นตอนนี้น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับการบริหารงานในยุคปัจจุบันและอนาคต เพราะองค์กรจะได้เตรียมตัวไว้ก่อนว่างานใดบ้างที่สามารถใช้บริการจากภายนอกทำได้ ซึ่งต้องพิจารณาจากปัจจัยดังนี้ มีบริการภายนอกรองรับหรือไม่  ต้นทุนคุ้มหรือไม่เมื่อเทียบกับที่องค์กรดำเนินการเอง มีผลกระทบต่อความลับทางธุรกิจหรือไม่   

8.  ตรวจสอบผลการวิเคราะห์   เมื่อวิเคราะห์มาทั้ง 7 ขั้นตอนแล้วให้ลองตรวจสอบอีกครั้งก่อนที่จะนำไปใช้ในการนำเสนอทางเลือกโดยให้วิเคราะห์ใน 3 ประเด็นคือ 1) งานนั้น (รวมทุกกิจกรรม) ใช้ทรัพยากรเหมาะสมหรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำลังคน เครื่องมืออุปกรณ์  2) งานนั้นมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมากน้อยเพียงใด และ 3) งานนั้นมีความเหมาะสมในหลักของการตรวจสอบภายในหรือไม่    

9.  กำหนดออกหรือทางเลือก   เมื่อทราบผลการวิเคราะห์งานนั้น ๆ แล้วให้ลองนำเสนอแนวทางในการจัดงาน จัดตำแหน่ง จัดกระบวนการในการทำงานที่คิดว่าควรจะเป็น และควรจะกำหนดแนวทางไว้หลาย ๆ แนวทาง และควรวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือกไว้ เพื่อจะได้นำไปเปรียบเทียบว่าแนวทางใดเหมาะสมมากที่สุด

10.  นำเสนอผู้บริหารระดับสูง   ขั้นตอนสุดท้ายคือการนำผลการวิเคราะห์งาน พร้อมทั้งข้อเสนอเกี่ยวกับแนวทางที่ควรจะเป็น เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาให้ความเห็นว่าควรจะดำเนินการหรือไม่ เมื่อไหร่ และจะดำเนินการอย่างไร จึงจะไม่กระทบต่อความรู้สึกและการทำงาน

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print

You must be logged in to post a comment.