0

คุณสมบัติของผู้จดรายงานการประชุม

คุณสมบัติของผู้จดรายงานการประชุม

ผู้จดรายงานการประชุมควรมีเทคนิคการสรุปความ และการเรียบเรียงข้อความในรายงานการประชุม ตลอดจนฝึกฝนทักษะที่จะทำให้เขียนรายงานการประชุมได้ดี ดังนี้

1.  มีความรู้ดี  หากไม่มีความรู้ในเรื่องที่ประชุม อาจจดหรือสรุปผิดได้ ดังนั้น ผู้จดจึงต้องศึกษาเอกสารข้อมูลทุกระเบียบวาระอย่างละเอียดก่อนการประชุมเสมอ

2.  มีสมาธิดี  ผู้จดจะต้องมีสมาธิดี คือมีใจจดจ่ออยู่แต่เรื่องที่ประชุมตลอดเวลา

3.  ไม่หวังพึ่งเทปบันทึกเสียง  เทปบันทึกเสียงเป็นเพียงผู้ช่วยในกรณีที่มีปัญหาเท่านั้น  ไม่ควรหวังที่จะถอดเทปทุกครั้ง  เพราะเสียเวลาโดยใช่เหตุ  และเทปอาจจเสียหายหรือไม่ชัดเจนก็ได้

4.  มีทักษะการสรุปความ การสรุปความเป็นทักษะระดับสูงของมนุษย์ซึ่งต้องฝึกฝน ผู้ที่สรุปความได้ดีจะมีระบบการสังเคราะห์ในสมองอย่างดี แม้ผู้พูดจะพูดวกวนยืดยาว  พูดออกนอกเรื่อง หรือพูดหลายประเด็นปะปนกัน ก็ต้องพยายามสรุปให้ตรงประเด็นอาจจะใช้หลัก 5W 1H คือเขียนให้เห็นชัดเจนว่า

ใครทำอะไร  ที่ไหน ทำไม เมื่อใดและอย่างไร ผู้จัดต้องพิจารณาว่าเรื่องใดสำคัญ เรื่องใดไม่สำคัญ ผู้จดไม่ชำนาญอาจจดทุกเรื่องแล้วเลือกสรรภายหลัง  แต่ผู้มีประสบการณ์จะเลือกจดเฉพาะที่สำคัญได้ทันที

5. ใช้ภาษาในการเรียบเรียงได้ดี  การถ่ายทอดจากภาษาพูดมาเป็นภาษาเขียนมิใช่เรื่องง่ายนัก ผู้เขียนต้องใช้ภาษาที่เหมาะสม เป็นภาษาเขียนที่เป็นทางการไม่ควรใช้สำนวนภาษาของผู้พูด ในรายงานการประชุมไม่ควรปรากฏสำนวนโวหารใดๆ ต้องเรียบเรียงให้เป็นภาษาสามัญที่เรียบง่าย เข้าใจได้ทันทีทุกตัวอักษร

 

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print

You must be logged in to post a comment.