2

“ข้อควรระวัง” สำหรับการทำงานสารบรรณ

ข้อควรระวังสำหรับการทำงานสารบรรณ
                เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบเกี่ยวกับงานสารบรรณต้องมีความละเอียดรอบคอบในการทำงาน ถ้าได้คนที่เผอเรอบ่อยๆ ลงเลขผิด-รับผิด ป้อนข้อมูลผิดก็จะเกิดความเสียหายกับการทำงาน สิ่งเหล่านี้ก็เป็นกระบวนการที่จะต้องมีการดูแลรักษาอย่างดี ต้องได้คนที่มีบุคลิกลักษณะมีความรู้ หรือมีความชำนาญ มีไหวพริบในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในการทำงาน เช่น บางครั้งเจ้าหน้าที่เก็บเอกสาร สำเนาไว้ก็หาตัวสำเนานั้นไม่พบ ปัจจุบันเกิดจากคิดว่าบันทึกในไว้ไฟล์คอมพิวเตอร์ที่เซฟลงในเครื่องดีแล้ว และคิดว่าไม่มีปัญหา เนื่องจากทำแต่ต้นฉบับไว้เพียงแผ่นเดียวส่งออกไปหน่วยงานเป้าหมาย ซึ่งหากไฟล์ที่เซฟไว้เกิดความเสียหาย ก็ไม่สามารถกู้คืนกลับมาได้

                ความหมายของงานสารบรรณก็คือว่า เป็นขั้นตอนของการเกี่ยวกับเริ่มตั้งแต่การผลิตการจัดทำ พิจารณา คิด ร่าง เขียน ตรวจ ร่าง พิมพ์ ทาน ทำสำเนา นำเสนอ แล้วก็ส่ง การส่งหมายถึงว่าตรวจสอบ ลงทะเบียน ลงวันที่ บรรจุซอง แล้วก็นำส่ง นำส่งหลายวิธี ส่งทางไปรณณีย์ เป็นต้น ต่อไปก็เสนอไปตามขั้นตอนแล้วพอวินิจฉัยจากผู้มีอำนาจทางบริหารงานหน่วยงานนั้นก็กลับมาแจกจ่ายไปสู่การปฏิบัติในที่สุดก็จัดเก็บรักษา สุดท้ายพอครบอายุก็ทำลาย

                ฉะนั้นแล้ว ถ้ากล่าวถึงงานสารบรรณหรือรวมไปถึงงานธุรการแล้ว คงมีหลายคนที่ไม่ให้ความสำคัญและมองว่าเป็นงานที่ซ้ำซาก จำเจ บางคนมองว่างานนี้จะทำให้งานของตนเกิดความล่าช้า และมีระเบียบ ขั้นตอนมาก ทำให้เกิดการปฏิบัติงานในส่วนนี้ไม่ดีเท่าที่ควร ซึ่งเป็นความเข้าใจที่ผิด เพราะแท้จริงแล้วงานนี้เป็นงานที่มีความสำคัญมาก ซึ่งจะเห็นได้จากที่ทุกภาครัฐและเอกชนต่างก็มีฝ่ายงานนี้ไว้คอยสนับสนุน ช่วยเหลือ (Support) การทำงาน ดูแลเรื่องต่างๆ ให้เกิดความสำเร็จ ฉะนั้น ฝ่ายงานสารบรรณจึงเป็นส่วนที่สำคัญมากและขาดหน่วยงานนี้ไม่ได้เลยในทุกองค์กร

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print
  1. SANSABB พูดว่า:

    เห็นด้วยอย่างยิ่งเลยครับ กับ “ข้อควรระวัง” ที่ผู้รับผิดชอบหรือหน่วยงานต้องให้ความสำคัญเนื่องจากปัจจุบันก็ยังพบว่ามีความผิดพลาดเกิดขึ้นในหน่วยงาน การส่งเอกสาร การส่งเรื่องผิด ไม่นับรวมความผิดพลาดในรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ แม้ว่าจะมี ระบบ EDS มารองรับการทำงานให้คล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าตาม เป็นไปได้ เห็นควรให้มีการจัดกิจกรรม KM เฉพาะงานธุรการ-สารบรรณ บ้างนะครับ เพื่อพูดคุย แลกเปลี่ยน การแก้ปัญหา และยกระดับมาตรฐานของงานสารบรรณไปในตัวด้วยนะครับ

  2. chutima.s พูดว่า:

    เห็นด้วยอย่างยิ่งเลยค่ะจะนำไปปฏิบัติตามนะค่ะ แต่ตอนนี้ดีมากเลยค่ะมีระบบ EDS มารองรับนะค่ะ

You must be logged in to post a comment.