0

วิธีการจดบันทึกและเขียนรายงานการประชุม

          การจดบันทึกการประชุมมีหลักการและเทคนิคที่ผู้รับผิดชอบงานนี้ควรทราบไว้ ซึ่งรายงานการประชุมนั้นเป็นการจดบันทึกที่มีความเป็นทางการสูง ดังนั้นผู้รับผิดชอบหน้าที่นี้จึงจำเป็นต้องมีความรวดเร็ว แม่นยำ จับประเด็นได้ดี ซึ่งมีเทคนิคง่ายๆ ดังนี้

ก่อนการประชุม

  • เลือกอุปกรณ์ในการจดบันทึก เช่น ปากกา ดินสอ กระดาษ เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ เครื่องบันทึกเสียง ปัจจุบันมักไม่ค่อยจดบันทึกด้วยมือแล้ว ส่วนใหญ่จะพิมพ์รายงานลงไปในคอมพิวเตอร์ทันที เพื่อความรวดเร็ว และการทำงานเพียงครั้งเดียว
  • ตรวจสอบว่าอุปกรณ์ดังกล่าวพร้อมสำหรับการใช้งาน เพื่อให้แน่ใจว่ามันสามารถใช้งานได้ดี เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด ซึ่งอาจทำให้การทำงานสะดุด ติดขัด ไม่ราบรื่น
  • นำวาระการประชุมมาศึกษา จะได้เห็นภาพรวมทั้งหมด เพื่อทำความเข้าใจและเตรียมการ

ระหว่างการประชุม

  • ส่งเอกสารให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน
  • จดรายชื่อของผู้เข้าร่วมประชุม และที่สำคัญจำเป็นต้องรู้จักว่าใครเป็นใคร เพื่อที่จะจดให้ได้อย่างถูกต้อง
  • จดบันทึกเวลาเริ่มประชุม
  • ไม่ต้องพยายามจดทุกคำพูด จดเฉพาะใจความสำคัญเท่านั้นก็เพียงพอ
  • จดข้อเสนอที่ใช้อภิปรายในที่ประชุม ระบุว่าใครเป็นผู้เสนอ และผลการลงความเห็น
  • จดข้อเสนอต่างๆ ที่จะใช้สำหรับลงความเห็นในครั้งต่อไปด้วย
  • จดบันทึกเวลาปิดประชุม

หลังการประชุม

  • จัดทำรายงานการประชุมทันทีที่ออกจากห้องประชุม เนื่องจากข้อมูลทุกอย่างยังคงชัดเจนอยู่ในความจำ
  • ระบุชื่อหน่วยงาน ชื่อคณะกรรมการ ประเภทของการประชุม เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ ประจำเดือน หรือประจำปี และระบุวัตถุประสงค์ในการประชุมด้วย
  • ลงเวลาที่เริ่มประชุม และปิดประชุม
  • ตรวจทานให้เรียบร้อยก่อนส่ง

***ถึงคุณจะเป็นผู้รับผิดชอบมือใหม่ แต่คงไม่ยากเกินไปที่จะรับมือกับสถานการณ์นี้ เพราะหลักการเขียนรายงานการประชุมนั้นมีเทคนิคที่ง่ายค่ะ

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print

You must be logged in to post a comment.