0

หน้าที่ของเลขานุการที่ดี

      หน้าที่ของเลขานุการที่ดี

งานในหน้าที่ของเลขานุการมี 4 งาน แต่ละงานพอสรุปได้ดังนี้
1) งานประจำ (Routine Operation)
- จด/แปลชวเลขและถอดข้อความตามการสั่งงานของนาย
- ดูแลรับผิดชอบจดหมายเข้าออก
- โทรศัพท์ติดต่องานและรับโทรศัพท์
- เขียนจดหมายโต้ตอบ พิมพ์งานต่างๆ ถ่ายเอกสาร อัดสำเนา
- รวบรวมข้อมูล เขียนรายงาน สรุปงานเสนองาน
- จัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ ค้นหาง่าย
- เตรียมเอกสารเกี่ยวกับการประชุม และเตรียมการประชุม ดูแลขณะประชุมและหลังประชุม
- จัดส่งจดหมาย โทรเลข โทรสาร อินเตอร์เน็ต
- บันทึกสถิติ ร่างหนังสือ วางแบบฟอร์มงานต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน
- งานอื่นๆ จะแตกต่างกันไปตามประเภทของเลขานุการ
2) งานอำนวยความสะดวก (Personal Convenience)
- ต้อนรับผู้มาติดต่อกับนาย
- จัดการเกี่ยวกับการนัดหมาย
- ประสานงานระหว่างผู้บริหารและฝ่ายต่างๆ
- เสนอหนังสือและส่งหนังสือสั่งการไปยังแผนกต่างๆ
- เสนอความคิดเห็นเรื่องเกี่ยวกับงานเมื่อนายขอความคิดเห็น
- ตรวจความเรียบร้อยต่างๆ ของงานตามที่ได้รับมอบหมาย
- ปฏิบัติงานระหว่างนายไม่อยู่อย่างเต็มความสามารถ
- เตรียมสิ่งของเครื่องใช้ในการปฏิบัติงานสำหรับนายให้พร้อม ดูแลความเรียบร้อยบนโต๊ะทำงานของนาย
- คอยติดตามเรื่องต่างๆ ที่นายทำอยู่หรือเกี่ยวข้องอยู่ เตือนนายกันลืม
- อื่นๆ ที่เห็นสมควร

 

3) งานส่วนตัวของนาย (Private Liaison)
- เตือนความจำ เนื่องในโอกาสต่างๆ เช่น งานเลี้ยง งานสังคม งานการกุศล ฯลฯ
- เตรียมการเดินทางให้นาย เช่น จองตั๋วเดินทาง ติดต่อยานพาหนะ จองที่พัก เอกสารเกี่ยวกับการเดินทาง จัดทำกำหนดการเดินทาง
- ปฏิบัติตามงานที่นายร้องขอ เช่น ติดต่อธนาคาร ติดต่อบริษัทประกัน ชำระภาษี ฯลฯ
- ธุรกิจและผลประโยชน์อื่นๆ
- ดูแลทุกข์สุขของนายตามสมควร
4) งานสร้างภาพพจน์ (Image Construction)
งานสร้างภาพพจน์แบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ
4.1. สร้างภาพพจน์ให้แก่องค์กร
- การต้อนรับผู้มาติดต่อ
- การให้ข้อมูลข่าวสาร
- การรับโทรศัพท์
- พฤติกรรมของเลขานุการและบุคลากรในองค์การ
4.2 สร้างภาพพจน์ที่ดีให้นาย
- ไม่นินทานายลับหลังในแง่ลบ
- ความสะอาด ความถูกต้อง ความตรงต่อเวลา
- การปฏิบัติต่อผู้มาติดต่อกับนาย
- การไม่ละเมิดกฎระเบียบที่นายกำหนดขึ้น
- ทันต่อเหตุการณ์มีข้อมูลที่จำเป็น ติดตามข่าวสารที่เกี่ยวกับนายเสมอ
- เต็มใจในการรักษาภาพพจน์ที่ดีของนาย ยอมรับผิดแทนนาย
4.3. สร้างภาพพจน์ให้แก่ตนเอง
- มีความรับผิดชอบต่อหน้าที่
- พัฒนาปรับปรุงงาน หาวิธีทำงานที่ใหม่และดี
- มีมารยาทดี สุภาพ และมีจิตใจดี
- ยินดีที่จะทำงานให้สำเร็จ แม้งานจะหนักและเลยเวลางานปกติ
- ยินดีที่จะทำงานนอกเหนือหน้าที่
- ศึกษาวิธีการทำงานของนาย
- พัฒนาปรับปรุงบุคลิกภาพให้ดูดีและแต่งกาย วางตัวถูกกาลเทศะ
- ไม่แสดงอำนาจ ถ้านายใหญ่ก็อย่าใหญ่ตามนาย

 

 

 

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print

You must be logged in to post a comment.