0

วงจรคุณภาพ (PDCA) กับ การทำงาน

วงจรคุณภาพ (PDCA) กับ การทำงาน

           ในช่วงที่ผ่านมา ผมได้นำเสนอเรื่องที่ได้ศึกษาจากเอกสารหรือโลกออนไลน์ เป็นส่วนใหญ่ วันนี้ก็อยากจะลองมาเขียนถ่ายทอดออกมาในแบบที่คิดเองเขียนเองตามความรู้ความเข้าใจและประสบการณ์จริงดูบ้าง ซึ่งก็คงไม่พ้นเรื่องของการทำงาน โดยครั้งนี้จะขอเชื่อมโยงกับ วงจรคุณภาพ (PDCA) ดังนี้

P  Plan-วางแผน เป็นจุดเริ่มต้นของงาน/กิจกรรมต่างๆ เป็นกระบวนการที่เน้นการคิด คิดว่าจะต้องมีการวางแผนว่าจะทำกิจกรรมอะไร ระยะเวลาไหน ใครเป็นผู้รับผิดชอบ รวมทั้งงบประมาณหรือค่าใช้จ่ายในกิจกรรมนั้น (ถ้ามี)  โดยการกำหนดกิจกรรมในแผนต้องชัดเจน เป็นขั้นตอนที่มีความต่อเนื่อง เชื่อมโยงสู่ผลสำเร็จ ต้องคำนึงถึงปัจจัยที่จะช่วยให้กิจกรรมนั้นๆ ดำเนินการไปได้ด้วย อาทิเช่น เรื่องวัตถุดิบ กำลังคน การจัดการ งบประมาณ (4M) ในส่วนของระยะเวลาก็ต้องมีความเหมาะสมไม่มากหรือน้อยเกินไป และควรเผื่อเวลาเพื่อเตรียมปรับแผนกรณีที่มีเหตุการณ์ไม่คาดคิด โดยภาพรวมต้องอยู่ในกรอบเวลาที่ยอมรับได้และไม่ก่อให้เกิดความเสียหายหรือผลกระทบอื่นๆ  นอกจากนี้ควรกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละกิจกรรมด้วยเพื่อใช้ในการกำกับติดตามอย่างต่อเนื่อง ผู้รับผิดชอบอาจมีมากว่าหนึ่งคนก็ได้เพื่อให้งานดำเนินต่อไป กรณี อีกคนไม่สามารถปฏิบัติงานได้  ทั้งนี้ผู้รับผิดชอบต้องรู้งานของตนว่าต่อเนื่องหรือเชื่อมโยงกับใคร/ขั้นตอนใด แล้วเมื่อตนดำเนินการเสร็จแล้ว จะต้องส่งต่อมอบหมายให้ใคร ในการวางแผนงาน หากเป็นแผนที่ดี มีความละเอียด รอบคอบ รัดกุมแล้ว ก็จะช่วยให้งานใกล้บรรลุผลสำเร็จระดับหนึ่งแล้ว

D  Do-ลงมือปฏิบัติ เป็นขั้นตอนที่ต่อเนื่องจากการวางแผน เป็นกระบวนการที่เน้นการปฏิบัติ โดยการลงมือทำตามแผนงานที่กำหนดไว้ ซึ่งในการทำกิจกรรมหนึ่งกิจกรรมอาจมีวิธีการทำได้มากกว่าหนึ่งวิธี นั่นหมายความว่า ผู้ปฏิบัติสามารถที่จะสร้างสรรค์หรือใช้เทคนิค กลเม็ด เคล็ดลับ ได้อย่างเต็มที่ เช่น กิจกรรม คือ การประสานงานจัดประชุม  วิธีการอาจจะทำหนังสือเชิญประชุม หรือส่งอีเมลล์ หรือโทรศัพท์ หรือผ่านสื่อสังคมออนไลน์ หรือช่องทางอื่นๆ เป็นต้น โดยสิ่งที่ผู้ปฏิบัติควรพิจารณานอกจากเลือกวิธีการปฏิบัติที่ดีแล้ว อาจพิจารณาระยะเวลา (ล่าช้า-รวดเร็ว) งบประมาณ (มาก-น้อย) ผลของการใช้วิธีการ (ได้ผล/ทั่วถึง-ไม่ได้ผล/ไม่ทั่วถึง) ทั้งนี้เพื่อให้การปฏิบัติงานได้ผลและมีประสิทธิภาพ

C  Check-ตรวจสอบ/วัด/วิเคราะห์/ประเมิน  เป็นขั้นตอนที่ต่อจากการลงมือทำ ซึ่งกระบวนการนี้ก็ยังเน้นการปฏิบัติ  และเป็นขั้นตอนที่มากกว่าปกติ กล่าวคือ โดยทั่วไปงาน/กิจกรรมปกติธรรมดา จะมีการวางแผนและลงมือปฏิบัติ หากไม่เกิดเหตุการณ์ผิดปกติใดๆ งานก็อาจจะสำเร็จหรือหากไม่สำเร็จ ผู้ปฏิบัติอาจล้มเลิกและทิ้งงานนั้นไป แต่ที่กล่าวว่า มากกว่าปกติ คือ แม้ว่าจะมีการวางแผนและลงมือทำไปแล้ว ก็ยังต้องมีการตรวจสอบการทำงาน วัดผลการทำงาน หรือวิเคราะห์/ประเมินการทำงาน เพื่อเป็นการพัฒนางาน หรือยกระดับคุณภาพของงานนั้นให้ดีกว่าเดิม เช่น งานบริการ หากวางแผนและลงมือทำแล้ว ก็มีกระบวนการตรวจสอบหรือวิเคราะห์ว่า ผู้รับบริการมีความพึงพอใจมากน้อยเพียงใด ต้องปรับปรุงเรื่องใดบ้าง เป็นต้น นอกจากนี้ ขั้นตอนนี้ยังช่วยในเรื่องกรณีเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด ทำให้สามารถวิเคราะห์/ประเมินสถานการณ์และนำไปสู่ขั้นตอนการปรับปรุงแก้ไข/ปรับแผนการปฏิบัติงานอีกด้วย

A  Act-ปรับปรุง/นำสู่การปรับแผนใหม่ เป็นขั้นตอนสุดท้ายของงานหนึ่งงาน เป็นกระบวนการที่เน้นการปฏิบัติและการคิด เมื่อได้ข้อมูลจาการตรวจสอบแล้ว ก็ต้องนำมาทบทวนหาแนวทางปรับปรุงแก้ไขปัญหา (มีปัญหา) หรือพัฒนา (อาจมีปัญหาหรือไม่มี แต่ต้องการทำให้ดีขึ้นกว่าเดิม) ซึ่งอาจจะหารือหรือระดมความคิดเห็นจากคนอื่นๆ ด้วยก็ได้ เมื่อสามารถปรับปรุงหรือพัฒนางานนี้ได้แล้ว อาจจะนำไปสู่การปฏิบัติงานเดิมที่ดีกว่า หรือการต่อยอดต่อเนื่องจากงานเดิมเป็นงานใหม่ก็ได้ และนี่คือ ครบวงจรคุณภาพ (PDCA) ในแบบของผมครับ

สุดท้ายนี้ ก็หวังว่าท่านผู้อ่าน จะอ่านได้เข้าใจ และนำไปสู่แนวคิดใหม่ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน หากมีโอกาสเหมาะๆ เวลาว่างๆ จะได้นำเสนอเพื่อ ลปรร. ในคราวต่อไปครับ

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print

You must be logged in to post a comment.