0

เทคนิคการบริหารจัดการงานเอกสาร ที่ง่ายๆ

เทคนิคการบริหารจัดการงานเอกสาร ที่ง่ายๆ  มีดังนี้

- ต้องมีสติ  จัดลำดับความเร่งด่วนของงาน

- ต้องกระจายงาน  แบ่งงาน  แต่ไม่ใช่แบ่งไปหมด  ตัวเองรอเซ็นอย่างเดียว

- ต้องควบคุมงานทั้งหมดของหน่วย  อย่าให้เสมียนหรือเจ้าหน้าที่ รับ – ส่ง หนังสือ เป็นคนคุม

- เป็นหัวหน้า  ควรมีเอกสารอ้างอิง  หรือข้อมูลสำคัญ  ไว้ใกล้ตัว

- ไม่หวงข้อมูลเก็บไว้รู้คนเดียวเพื่อทำให้ตัวเองเป็นคนสำคัญที่รู้เรื่องดี  –  เตรียมข้อมูลให้
นายบ้าง  บอกให้ลูกน้องรู้บ้าง

- ควรจัดทำแฟ้มนโยบาย ผบช.ไว้คอยเตือนตัวเอง

- งานบางงาน  ลูกน้องไม่อยู่  หรือนายต้องการด่วน  ต้องลงมือทำเองได้

- ไม่ซุกเรื่อง  ดองเรื่อง  ผลัดวันประกันพรุ่ง

- เซ็นแล้วต้องรับผิดชอบ  ไม่โทษลูกน้องเมื่อนายตำหนิ  ให้อภัยลูกน้อง  ให้คำแนะนำ  เล่าให้ฟังเพื่อให้ช่วยกันระวังไม่ให้เราถูกด่า  ไม่ใช่ด่าลูกน้องต่อ  (ควรด่าตัวเองด้วย)  ให้กำลังใจ  “คนที่ไม่เคยทำผิด  คือคนที่ไม่เคยทำอะไร”

- ถ้านายชมยกความดีให้ลูกน้อง  บอกให้นายรู้ว่า  คนทำเริ่มต้นคือใคร  ใครกำกับดูแล

- ไม่ว่าจะได้รับคำชมหรือคำตำหนิ  ควรประชุมชี้แจงหรือเวียนให้ลูกน้องทุกคนทราบทั่วกัน
เพื่อเป็นกำลังใจ  หรือระวังไม่ทำให้หน่วยเราถูกตำหนิในเรื่องแบบเดียวกันนี้อีก  (ไม่ใช่ประจาน)

- หน้าห้องนายแก้หนังสือเรา ถ้าเราผิดจริงยอมแก้โดยดุษณีและขอบคุณเขาที่ช่วยดูไม่โกรธ แต่ถ้าเขาผิด ขึ้นไปอธิบายให้ฟังหรือเขียนโน้ตชี้แจง ขออนุญาตยืนยันตามเดิมยกเว้นนายสั่งแก้

- เรื่องด่วนที่สุด สำคัญจริง ๆ ต้องรู้วิธีลัดขั้นตอน ทั้งการเสนอเซ็น และการให้ม้าเร็วไปส่งหนังสือถึงตัวบุคคลหรือหน่วยที่จะต้องปฏิบัติ ไม่ยึดติดกับระเบียบปฏิบัติจนเกินไป

- ให้เกียรติหน้าห้องนายในการตรวจแก้หนังสือ ถึงแม้เขาจะระดับต่ำกว่า ถือว่าเขาช่วยไม่ให้หนังสือของหน่วยผิดพลาด

- เป็นหัวหน้า  ต้องร่างหนังสือเองได้  พิมพ์เองได้ยิ่งดี

- ไม่แก้ร่างหนังสือของลูกน้องโดยฉีกทิ้งทั้งฉบับหรือร่างใหม่ทั้งหมด พยายามใช้กระดาษของเขาและข้อความของเขาให้มากที่สุด เพื่อรักษาน้ำใจและเสริมสร้างกำลังใจ

- การแก้ร่างหนังสือไม่ใช้วิธี “พูดอย่างเดียว”   (แก้ด้วยปาก)  ว่าให้ไปปรับอย่างนั้นอย่างนี้ ลูกน้องจะอึดอัดและบ่นในใจว่า “ก็ผมคิดได้แค่นี้ จะให้แก้อย่างไรก็เขียนมาสิ”  ควรลงมือแก้ในร่างของเขาเพื่อให้เขามีตัวอย่างเก็บไว้ดูด้วยว่าเราคิดอย่างไรเขียนอย่างไร

- รีบทำเรื่องด่วนทันทีที่เห็นไม่รอให้ลูกน้องนำมาให้ตามขั้นตอน

- เซ็นแฟ้มทันทีที่ลูกน้องนำมาวางไม่ให้เรื่องแช่อยู่ที่โต๊ะเรา

- รีบแจ้งเรื่องสำคัญเร่งด่วน ที่เกี่ยวข้องกับกำหนดการปฏิบัติของนาย ให้หน้าห้องทราบในชั้นต้นก่อน แล้วจึงทำงานหนังสือ

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print

You must be logged in to post a comment.