0

การกระจายงานและการมอบอำนาจ

เมื่อได้รับงานมา สิ่งสำคัญอันดับแรกๆ ที่ควรคำนึงถึง คือ การกระจายงานและการมอบอำนาจ ซึ่งจะช่วยให้ได้ทั้งผลการปฏิบัติงานที่ดี และได้รับความพอใจจากผู้บังคับบัญชาเพราะถือว่าเป็นเกียรติ และความไว้วางใจในการปฏิบัติงานที่ทำอีกด้วยดังนั้น เพื่อให้เข้าใจเกี่ยวกับการกระจายงานมากขึ้น
ลองมาทำความเข้าใจแผนภาพนี้

 

 

 

 

 

 

1. วิเคราะห์งาน

ก่อนที่จะทำการกระจายงาน ผู้บังคับบัญชาควรทำการวิเคราะห์งานก่อนว่างานนั้นมีอะไรบ้าง มีมากน้อยเท่าไร และจัดเรียงลำดับงานก่อนหลังให้ถูกต้อง โดยการวิเคราะห์งานนั้นจะต้องตอบคำถามให้ได้อย่างน้อย 3 ข้อดังต่อไปนี้

ทักษะด้านการคิดใดที่จำเป็นต่องานนี้ เช่น ความสามารถในการแก้ปัญหาการคิดแบบมีเหตุผลการตัดสินใจ การวางแผน การออกแบบอย่างสร้างสรรค์เป็นต้น

กิจกรรมใดที่ต้องทำและต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้าง เช่น การเก็บแฟ้มข้อมูลการใช้โปรแกรม Microsoft Word การจัดทำระเบียบปฏิบัติงานการฝึกอบรมและพัฒนา เป็นต้น

ทักษะระหว่างบุคคลแบบใดที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จ (Interpersonal skill) เช่น การพูดคุยกับเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง การเจรจาต่อรองเพื่อให้ได้ทรัพยากรที่ต้องการ หรือการปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญ เป็นต้น

2. วิเคราะห์คน

ในการวิเคราะห์คน ควรดูว่า ผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคนนั้นมีความชำนาญหรือมีความสามารถดีเยี่ยมในด้านใดบ้าง ซึ่งจะทำให้สามารถเลือกบุคคลากรที่เหมาะสมได้ดียิ่งขึ้น

3. มอบหมายงาน

ควรมอบหมายงานที่เหมาะสมให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาดังคำว่า“Put the right man on the right job” โดยต้องสื่อสารรายละเอียดของงาน และมอบอำนาจสั่งการที่เพียงพอสำหรับการปฏิบัติงานนั้นๆ ให้สำเร็จ และควรกระทำผ่านการประชุมกับผู้ใต้บังคับบัญชาผู้นั้น ทั้งนี้ จะต้องอธิบายงานที่ได้มอบหมาย และให้ผู้ใต้บังคับบัญชาตอบรับงานนั้นในตอนสุดท้าย เนื่องจาก การสื่อสารอย่างเปิดเผยและความเชื่อใจกันเป็นปัจจัยที่สำคัญสำหรับการมอบหมายงานที่มีประสิทธิผล

4. ทบทวนคำสั่ง

เป็นเทคนิคอีกอย่างหนึ่งในการสั่งงานหรือสั่งการการทบทวนคำสั่งใช้กันมากในราชการทหาร ทั้งนี้เพราะมีคนที่มาจากหลายแห่ง ทั้งระดับการศึกษาและความสามารถในการรับคำสั่งก็ต่างกันงานราชการทหารบางอย่างก็เสี่ยงมาก หากเกิดการผิดพลาด เพราะฉะนั้นการทบทวนคำสั่งในราชการทหาร
จึงมีความจำเป็นมากกว่าอาชีพอื่นๆ อย่างไรก็ตามทุกๆ อาชีพ แม้จะเป็นงานที่ไม่ควรเสี่ยงก็จำเป็นที่จะต้องมีการทบทวนคำสั่งเช่นกัน

5. ลงมือปฏิบัติงานและสอนงาน

ผู้บังคับบัญชาควรให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้ลงมือปฏิบัติงานแต่ถ้าหากงานนั้นเป็นเรื่องที่ยาก และผู้ใต้บังคับบัญชาไม่สามารถทำได้ ผู้บังคับบัญชาก็ควรจัดให้มีการสอนงานก่อนลงมือปฏิบัติงาน

6. ติดตามงาน

ผู้ที่เป็นผู้บังคับบัญชาต้องมีการกำหนดวันที่ต้องปฏิบัติงานให้เสร็จและคอยติดตามงานเป็นระยะๆ สม่ำเสมอ การติดตามงานนั้นถือว่าเป็นโอกาสในการสอนงานและให้ข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) ที่ดี ซึ่งถือเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบหลักของผู้บังคับบัญชาที่ดี

7. จูงใจ

ลักษณะของงานบางอย่าง อาจทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความเบื่อหน่ายผู้บังคับบัญชาจึงควรทำการจูงใจลูกน้องด้วย

8. ประเมินผล

ผู้บังคับบัญชาควรประเมินผลเพื่อให้ทราบว่างานที่ทำไปนั้นมีผลการปฏิบัติงานอย่างไร มีอุปสรรคเกิดขึ้นหรือไม่ จะได้นำไปปรับปรุงในการปฏิบัติงานครั้งต่อไป

9. เสนองาน

เมื่องานเสร็จแล้ว ผู้ใต้บังคับบัญชาจะต้องนำเสนองานให้กับผู้บังคับบัญชาจากนั้นก็จะวนรอบงานตามแผนภาพใหม่อีกครั้ง

 

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print

You must be logged in to post a comment.