0

เทคนิคการสั่งงาน และเทคนิคการรับคำสั่ง

เทคนิคการสั่งงาน

เพื่อให้การกระจายงานก่อประโยชน์มากที่สุด คือ มีทั้งประสิทธิภาพและยากต่อการผิดพลาด จึงต้องมีเทคนิคการสั่งงานเข้ามาประกอบ หลักสำคัญในการสั่งงานหรือเทคนิคในการสั่งงาน พอสรุปสั้นๆ ได้ดังนี้

 1. จงพูดถึงหัวข้องานก่อนรายละเอียด เพราะผู้ที่รับคำสั่งโดยทั่วไปจะให้ความสนใจในคำแรกๆ มากกว่าคำหลังๆ การบอกหัวข้อแล้วขยายให้รายละเอียดทีหลังจะทำให้ไม่เกิดความสับสน

2. หากมีความมั่นใจไม่มากในตัวผู้รับคำสั่งว่าจะจำได้ดีหรือไม่ หรือเพื่อป้องกันการผิดพลาด ผู้บริหารหรือผู้บังคับบัญชาจะบันทึกคำสั่งลงกระดาษแล้วมอบให้แก่ผู้รับคำสั่งก็ได้ทั้งนี้เนื่องจากความสามารถของคนไม่เหมือนกัน ผู้บังคับบัญชาที่รอบคอบมักจะไม่ละเลยในสิ่งนี้

3. ให้เกียรติผู้รับคำสั่งด้วยการสั่งการแบบลายลักษณ์อักษร วิธีการนี้มักนำมาใช้ในงานที่เป็นพิธีการหรือแบบ Formal Type ซึ่งนอกจากจะเป็นการให้เกียรติในงานที่ได้รับเพราะจะทำให้ผู้อื่นทราบแล้วยังเป็นผลงานของผู้รับคำสั่งอีกด้วย เช่น การสั่งการด้วยลายลักษณ์อักษรให้ทำหน้าที่เป็นประธานกรรมการโครงการพัฒนาสุขภาพบุคลากรในหน่วยงาน เป็นต้น

4. ทบทวนคำสั่ง เนื่องจากผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคนมาจากหลายแห่งทั้งระดับการศึกษาและความสามารถในการรับคำสั่งที่แตกต่างกัน ดังนั้น ในการสั่งงานหรือสั่งการของผู้บังคับบัญชาควรมีการทบทวนคำสั่งให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยเพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดต่อการปฏิบัติงาน โดยเฉพาะในการปฏิบัติงานที่มีความเสี่ยงและเพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและบรรลุเป้าหมาย

 5. กำหนดเวลา เป็นเทคนิคอีกอย่างที่จะทำให้ผู้รับคำสั่งเห็นความสำคัญของงานและผู้สั่งงานเพราะมีผู้สั่งงานเป็นจำนวนไม่น้อยที่ไม่กำหนดเวลากำกับลงไป ทำให้ผู้รับคำสั่งไม่ทราบว่างานนั้นควรทำเร่งด่วนแค่ไหนควรจัดลำดับความสำคัญของงานให้อยู่ในอันดับที่เท่าไรของจำนวนงานทั้งหมดที่มีอยู่แล้ว

6. อภิปรายร่วมกันก่อนการมอบหมายงาน หรืออาจจะเรียกว่าการปรึกษาหารือกันนั่นเอง การอภิปรายก่อนมอบหมายงานเป็นเทคนิคที่ละเอียดอ่อนและผู้บังคับบัญชาควรใช้ทุกๆ ครั้ง ในการสั่งงาน เพราะจะทำให้ผู้รับคำสั่งรู้สึกเป็นเกียรติเขาจะมีความรู้สึกว่างานนี้มีความสำคัญ เป็นความคิดของเขาด้วย และพร้อมที่จะให้ความร่วมมืออย่างจริงใจขณะที่รับงานไปทำนั่นคือ การสั่งงานที่มีประสิทธิภาพของผู้บังคับบัญชานั่นเอง

เทคนิคการรับคำสั่ง

1. การจับใจความ ถือเป็นบันไดขั้นแรกที่ผู้รับคำสั่งควรตระหนักถึงผู้รับคำสั่งประเภทช่างพูดจะรีบจับใจความเอาเฉพาะคำแรกๆ ของผู้สั่งการหรือผู้บังคับบัญชา ทั้งๆ ที่ผู้บังคับบัญชาเพิ่งเริ่มอารัมภบทและในที่สุดก็จะชิงสรุปทำให้ผู้สั่งการหรือผู้บังคับบัญชาเกิดความรำคาญ หรือมองว่าผู้ใต้บังคับบัญชามีบุคลิกเป็นผู้ลุกลี้ลุกลน ทางที่ดีควรจะต้องฟังให้จบข้อความนั้นๆ เสียก่อน แล้วจึงสรุปเอาใจความสำคัญ

2. การจำแนกคำสั่ง การรับคำสั่งที่ดีควรจะแยกออกเป็นข้อๆ และจัดลำดับความสำคัญของคำสั่งแต่ละข้อด้วยเพราะนอกจากจะทำให้ไม่เกิดความสับสน เป็นขั้นเป็นตอนแล้ว ยังทำให้เห็นความสำคัญมากน้อยของแต่ละข้ออีกด้วย

3. การทบทวนคำสั่ง จำแนกออกเป็นขั้นตอนหรือเป็นข้อๆ ที่ผู้สั่งการจะต้องทราบ มีดังนี้

- ผู้รับคำ สั่งจำ แนกขั้นตอนหรือจำ แนกออกเป็นข้อๆ ได้ถูกต้องหรือไม่ถ้าไม่ถูกต้องก็จะมีการปรับปรุงแก้ไขเสียใหม่

- ขณะที่ผู้สั่งการหรือผู้บังคับบัญชาพูดออกมา คำพูดนั้นตรงกับใจผู้สั่งการหรือไม่เพราะเป็นไปได้ว่าบางทีผู้สั่งการหรือผู้บังคับบัญชาที่มีงานมากๆ พูดออกมาอย่างหนึ่งแต่คิดอีกอย่างหนึ่ง จึงจำเป็นต้องมีการทบทวนคำสั่ง

- จะมีการเปลี่ยนแปลงปรับปรุงคำสั่งนั้นหรือไม่ เพราะขณะที่ทบทวนคำสั่งผู้สั่งการอาจคิดบางสิ่งบางอย่างขึ้นมาได้ก็จะทำการปรับปรุงหรือเพิ่มเติมคำสั่งเข้าไปอีก

- ผู้รับคำสั่งมีความละเอียดลออ มีฝีมือในการปฏิบัติงานนั้นๆ หรือไม่

4. การบันทึกลงกระดาษ ในกรณีที่เป็นคำสั่งสำคัญ หรือคำสั่งยาวๆ ก็ควรจะทำการบันทึกโดยอาจบันทึกต่อหน้าผู้สั่งการหรือหลังจากรับคำสั่งมาแล้วก็ได้การบันทึกต่อหน้ามีส่วนสำคัญทางจิตวิทยาในแง่ที่ว่าผู้จดคำสั่งมีความรอบคอบละเอียดลออการบันทึกคำสั่งลงบนกระดาษมีวัตถุประสงค์หลักคือ
“กันลืม” นั่นเอง

5. การจัดงานเข้าไปในลำดับงานที่มีอยู่แล้ว คำสั่งบางคำสั่งอาจจะรอได้เพราะผู้รับคำสั่งนั้นอาจจะมีงานอื่นที่เร่งกว่าในบางกรณีที่คำสั่งเร่งมาก การจัดลำดับงานจึงจำเป็นมาก ผู้ที่รับคำสั่งแล้วไม่จัดลำดับงานมักจะมีการผิดพลาดเสมอโดยเฉพาะงานใหญ่ๆ เพราะบางงานรอไม่ได้ การผิดพลาดอาจนำมาซึ่งความเสียหายอย่างมหันต์

6. การกลับเข้าไปพบผู้สั่งการ ในกรณีที่เกิดความไม่แน่ใจ หรือต้องการการตัดสินใจที่เกินอำนาจหรือขอบเขตความรับผิดชอบหรือเป็นการรายงานความคืบหน้า ให้กลับไปพบผู้สั่งการอีกครั้ง ซึ่งถือเป็นสิ่งที่สำคัญมาก และมักมีข้อผิดพลาดกันอยู่เสมอ วัตถุประสงค์ของการกลับไปพบผู้สั่งการสามารถแบ่งออกได้ดังนี้

- เกิดความไม่กระจ่างชัด หรือสงสัยคำสั่ง

- พบอุปสรรคที่ไม่คาดคิด

- ต้องตัดสินใจเกินขอบเขต

- เป็นการรายงานความคืบหน้า

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print

You must be logged in to post a comment.