2

ซองเอกสาร………สำคัญอย่างไร

ในปัจจุบันนั้นเราไม่อาจที่จะปฏิเสธได้ว่าซองเอกสารนั้นมีความสำคัญในการทำงานของเราหรือแม้กระทั้งในชีวิตประจำวันของเราได้เลย เพราะว่าถ้าเรากระทำการใดๆซึ่งมีเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยแล้วเราจะต้องมีการใส่ซองหรือต้องมีซองเขามาเกี่ยวข้องกับการทำงานของเราอย่างแน่นนอนไม่มากก็น้อย ซึ่งคุณสมบัติของซองเอกสารนั้นก็มีลักษณะการใช้งานต่างๆมากมายเช่น ทำการเก็บรักษาเอกสารหรือปกปิดเอกสารถ้าเอกสารนั้นอยู่ในชั้นความลับโดยใช้ซองใส่เอกสารปกปิด    เป็นต้น ซึ่งซองใส่เอกสารนั้นก็มีอยู่ด้วยกันหลายแบบหลายชนิดต่างๆกัน เช่น ซองใส่จดหมายธรรมดาสีขาว,ซองใส่เอกสารธรรดา,ซองใส่เอกสารทางราชการหรือที่เราชอบเรียกว่าซองสีน้ำตาลหรือซองใส่เอกสารกันน้ำ เป็นต้น ซึ่งซองใส่เอกสารต่างๆเหล่านี้ก็จะมีรูปร่างและสีขนาดต่างๆกันไปขึ้นอยู่กับประโยชน์และวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งานนั้น สำหรับในส่วนของบทความนี้จะขอกล่าวถึงซองเอกสารของทางราขการและซองจดหมายสำหรับใส่เอกสารของทางราชการเท่านั้น

นิยามของซองจดหมาย ในสารานุกรมอิเล็กทรอนิกส์วิกิพีเดียได้นิยามคำว่าซองจดหมายไว้ว่า คือบรรจุภัณฑ์ชนิดหนึ่งที่ผลิตจากกระดาษหรือวัสดุอื่นที่เรียบแบน ออกแบบขึ้นเพื่อบรรจุวัตถุเรียบแบน อาทิ จดหมาย การ์ด หรือธนบัตร เป็นต้น และมีแถบกาวสำหรับปิดผนึกข้อความหรือสิ่งของภายใน ถึงแม้ว่าจะนำซองจดหมายไปใส่วัตถุเรียบแบนอย่างอื่นที่ไม่ใช่จดหมาย บรรจุภัณฑ์นี้ก็ยังเรียกว่าซองจดหมาย หรือเรียกสั้นๆ ว่า ซอง

สำหรับซองจดหมายราชการหรือซองใส่เอกสารราชการนั้นในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และแก้ไขเพิ่มเติม  พ.ศ.๒๕๔๘ ได้อธิบายประเภทและชนิดของซองใส่เอกสารของทางราชการไว้ดังนี้

๑. ซองหนังสือขนาดซี ๔ ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑโดยไม่ต้องพับ มีชนิดธรรมดาและขยายข้าง ขนาด ๒๒๙ มิลลิเมตร ×๓๒๔ มิลลิเมตร หรือซองสีน้ำตาลขนาดใหญ่

 ๒. ซองหนังสือขนาดซี ๕   ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๒ ขนาด ๑๖๒ มิลลิเมตร × ๒๒๙ มิลลิเมตร หรือซองสีน้ำตาลขนาดกลาง

 ๓. ซองหนังสือขนาดซี ๖   ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๔ ขนาด ๑๑๔ มิลลิเมตร × ๑๖๒ มิลลิเมตร หรือซองสีน้ำตาลขนาดเล็ก

 ๔. ซองหนังสือขนาดดีแอล ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๓ ขนาด ๑๑๐ มิลลิเมตร × ๒๒๐ มิลลิเมตร หรือซองจดหมายราชการสีขาวทั่วไปหรือสีอื่นๆขนาดเล็ก มีตราครุฑสีดำมุมบนด้านซ้ายของซองจดหมาย

                   สำหรับในการใช้ซองเอกสารสำหรับหนังสือหรือเอกสารราชการต่างๆนั้นก็ควรเลือกใช้กับซองชนิดต่างๆอย่างเหมาะสมและคุ้มค่ามากที่สุดและที่สำคัญซองเอกสารในทางราชการนั้นควรที่จะมีคำว่า “ใช้ในราชการ” เท่านั้นถ้าหากว่าใช้ซองใส่เอกสารที่ไม่มีคำว่า “ใช้ในราชการ” แล้วเอกสารที่อยู่ในซองและตัวซองก็ไม่ใช่ซองใส่เอกสารหรือเอกสารของทางราชการอีกต่อไป และอีกข้อหนึ่งที่จะขาดเสียไม่ได้เลยก็คือ มุมด้านซ้ายของซองใส่เอกสาราชการจะต้องมีตราครุฑหรือครุฑดุนขนาดตัวครุฑสูง ๑.๕ เซนติเมตร เสมอเพื่อให้ถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖และแก้ไขเพิ่มเติม  พ.ศ.๒๕๔๘ และถือว่าเป็นซองใส่เอกสารของทางราชการที่ถูกต้องสมบูรณ์อีกด้วย 

                   ปล.ในตอนหน้านี้จะกล่าวถึงซองเอกสารในรูปแบบของการส่งไปรษณีย์ภัณฑ์หรือส่งจดหมายของทางราชการชนิดต่างๆว่ามีความสำคัญอย่างไร ในตอนที่มีชื่อว่า ซองเอกสารสำคัญอย่างไรตอนที่ ๒ เร็วๆนี้

 

                 อ้างอิงจาก  สารานุกรมอิเล็กทรอนิกส์วิกิพีเดีย  ( http://th.wikipedia.org

                                    ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และแก้ไขเพิ่มเติม พ.ศ.๒๕๔๘

 

 

 

 

 

 

 

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print
  1. Sureeporn Watcharinchai พูดว่า:

    ซองหนังสือ “ใช้ในราชการ” ใช้ตราครุฑสีดำขนาดตัวครุฑสูง ๑.๕ เซนติเมตร พิมพ์ที่มุมบนด้านซ้ายของซองจดหมาย….เสมอ

  2. Sureeporn Watcharinchai พูดว่า:

    ซองหนังสือสามารถป้องกันหนังสือให้อยู่ในสภาพเรียบร้อย ไม่ชำรุด ไม่กระจัดกระจาย

You must be logged in to post a comment.