3

การเขียนรายงานการประชุม

ก่อนจะเริ่มการเขียนรายงานการประชุม  เราควรรู้ความหมาย  รูปแบบการเขียนรายงานการประชุม  ลักษณะรายงานการประชุมที่ดี  และคุณสมบัติของผู้เขียนรายงานการประชุมที่ดีเป็นอย่างไร

ความหมายของรายงานการประชุม

- รายละเอียดหรือสาระของการประชุมที่จดไว้อย่างเป็นทางการ

- การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม  ผู้ร่วมประชุม  และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน

รูปแบบของการเขียนรายงานการประชุม
1. การเขียนรายงานการประชุมอย่างละเอียด  เขียนคำพูดทุกคำพูดของผู้ประชุมที่เสนอความคิดเห็นต่อที่ประชุม   พร้อมด้วยมติของที่ประชุม  การเขียนในรูปแบบนี้มักใช้ในเรื่องสำคัญ  เช่น  การประชุมเกี่ยวกับนโยบายของรัฐบาล  การประชุมรัฐสภา  เป็นต้น
2. การเขียนรายงานการประชุมเฉพาะประเด็นสำคัญ  เป็นการเขียนเฉพาะใจความสำคัญที่ผู้เข้าประชุมเสนอพร้อมทั้งมติที่ประชุม  วิธีนี้นิยมใช้กันทั่วไป
3. การเขียนรายงานการประชุมเฉพาะมติและเหตุผล  จะเขียนเฉพาะข้อสรุปหรือข้อตกลงของที่ประชุมเพื่อนำไปปฏิบัติตามมติหรือข้อตกลงของที่ประชุม  โดยเขียนอย่างกะทัดรัด  เฉพาะใจความสำคัญของเหตุผลและมติที่ประชุม  นิยมใช้ในการประชุมคณะกรรมการต่าง ๆ   ของทางราชการที่ประชุมประจำ  เหมาะสำหรับนำไปเผยแพร่ในหน่วยงานให้บุคลากรได้ทราบทั่วกัน

ลักษณะรายงานการประชุมที่ดี
1. เนื้อหาถูกต้อง  ตรงตามที่ประชุมอภิปราย  มติถูกต้อง  ชัดเจน  และครบถ้วนทุกประเด็นไม่ตกหล่น
2. มีความเที่ยงตรง  ผู้เขียนรายงานการประชุมต้องมีใจเป็นกลาง  ปราศจากอคติ
3. ถ้อยคำชัดเจนเข้าใจง่าย  เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง  ยืนยัน  ตรวจสอบ  ติดตามงาน  นำไปปฏิบัติ  หรือใช้ประเมินผลการปฏิบัติงาน  แม้ผู้ไม่เข้าประชุมก็สามารถอ่านแล้วเข้าใจได้ทุกถ้อยคำ
4. การใช้ภาษาดี  รายงานการประชุมต้องเขียนด้วยภาษาราชการที่สั้นกะทัดรัดตรงประเด็นชัดเจนและสุภาพ  ใช้ประโยคบอกเล่าที่เรียบง่าย

คุณสมบัติของผู้เขียนรายงานการประชุมที่ดี
1. เป็นผู้ฟังที่ดี  ต้องฟังอย่างต่อเนื่อง  จับประเด็น  รู้ประเด็น  บันทึกได้อย่างถูกต้องครบถ้วน
2. เป็นผู้เตรียมการทำการบ้านก่อนเข้าประชุมมาเป็นอย่างดี  อ่านและทำความเข้าใจเรื่องที่จะประชุม  เตรียมข้อกฎหมาย  ระเบียบกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง  หรือกรณียกตัวอย่างมาเทียบเคียงกับเรื่องที่นำมาเสนอ
3. เป็นผู้มีสมาธิดีตลอดการประชุม  จะช่วยให้เกิดความเข้าใจ  และเขียนรายงานการประชุมมีประสิทธิภาพ
4. เป็นผู้มีทักษะในการสรุปความที่ดี  สามารถจับใจความสำคัญจากการฟังได้นำมาเรียบเรียงเขียนรายงานการประชุมมีความสมบูรณ์และมีประสิทธิภาพ

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print
  1. Sureeporn Watcharinchai พูดว่า:

    ขอบคุณสำหรับข้อความรู้ ทำให้ทราบว่าการที่จะเบียนรายงานการประชุมที่ดีนั้น ผู้เขียนต้องฝึกตนเองอยู่เสมอ มีการเตรียมทำการบ้านก่อนเข้าประชุมมาเป็นอย่างดี มีสมาธิตลอดการประชุม ประการสำคัญต้องเป็นผู้ที่มีทักษะในการสรุปความที่ดี สามารถนำมาเรียบเรียงเขียนรายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

  2. สวัสดิ์น้อย กองทะเบียนฯ พูดว่า:

    แล้วมีวิธีการเป็นอยู่ในที่ประชุมที่ดีไหมครับ..อย่างน้อยจะได้ทราบเทคนิค… เพื่อให้การประชุมมีบรรยากาศที่ดีครับ ขอบคุณครับ

  3. ket_wang พูดว่า:

    ขอบคุณนะค่ะที่ถ่ายทอดแนวปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดการประชุม หวังว่าคงจะเป็นประโยชน์แก่เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานหลายๆคน แต่ตามข้อเท็จจริงแล้วทางการปฏิบัติก็อยากทำให้ได้เต็มร้อยในการจัดการประชุม แต่ก็มีปัญหา อุปสรรค ของแต่ละหน่วยงานไม่เหมือนกัน ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับเทคนิคของแต่ละคนแล้วค่ะว่าจะดำเนินการอย่างไรให้การประชุมเป็นไปด้วยความเรียบร้อย

You must be logged in to post a comment.