2

บัญญัติ 10 ประการในการวางระบบบัญชี

          บางครั้งผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการอาจจะเกิดข้อข้องใจในการวางระบบบัญชีและการควบคุมภายใน  ว่าการวางระบบบัญชีจะก่อให้เกิดผลกระทบอย่างไรต่อกิจการ  หรือก่อนที่จะทำการวางระบบบัญชีควรจะคำนึงถึงอะไรบ้าง  เมื่อวางระบบแล้วควรจะได้อะไรบ้างต่อไปนี้เป็นบัญญัติ  10  ประการที่ผู้วางระบบบัญชี  ผู้บริหารและเจ้าของกิจการ  ควรจะต้องคำนึงและพิจารณาก่อนที่จะตัดสินใจ  ทำการวางระบบบัญชีหรือจะทำการปรับปรุงใดๆ

          1.  อย่าทำการวางระบบบัญชีหรือปรับปรุงตามแฟชั่นหรือตามอย่างผู้อื่น  โดยไม่มีความมุ่งมั่นและตั้งใจจริง  เนื่องจากการวางระบบจะต้องมีความครบถ้วนถูกต้องของรายการที่เกิดขึ้น  การกระทำการใดๆ    ที่เป็นการหลีกเลี่ยงการบันทึกรายการบัญชีด้วยวัตถุประสงค์ใดๆ  ก็ตามเป็นการเสี่ยงต่อความสูญเปล่าทั้งความพยายาม  ความตั้งใจ  เวลาและทรัพย์สินเงินทอง  เนื่องจากจะได้ข้อมูลที่ไม่ตรงกับความเป็นจริงเพื่อใช้ในการบริหารงาน

          2.  การวางระบบบัญชีที่ดีนั้นจะต้องมีการสอดคล้องไปกับธรรมชาติของการทำงาน  และการดำเนินธุรกิจที่เป็นจริง  ระบบต่างๆ  ที่มีการสร้างขึ้นมาจะต้องไม่เป็นการขัดขวางต่อการดำเนินงาน  ไม่ทำให้เกิดการผิดพลาดได้อย่างง่ายดายและผู้ใช้งานข้อมูล  ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการ  ควรจะรู้ความต้องการของตนเองก่อนที่จะให้ผู้วางระบบบัญชีทำการวางระบบบัญชี  เพื่อที่จะให้การวางระบบสามารถรองรับความต้องการของผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการได้

          3.  ระบบบัญชีที่มีการควบคุมภายในอย่างดีเยี่ยมสามารถป้องกันการทุจริตอย่างได้ผลในทุกเรื่อง  อาจไม่ใช่ระบบบัญชีที่ดีที่สุดเสมอไป  แต่ระบบบัญชีที่ดีนั้นหมายถึง  ระบบบัญชีที่มีความสอดคล้องกับการทำงานและมีการควบคุมภายในที่เหมาะสมกับสภาพการดำเนินธุรกิจและขนาดของกิจการนั้นๆ  รวมถึงจะต้องสอดคล้องต่อนโยบายในการดำเนินกิจการด้วย  ดังนั้นระบบบัญชีที่เหมาะสมใช้งานได้ดีในกิจการแบบเดียวกันแห่งหนึ่งอาจไม่สามารถใช้ได้ดีกับอีกแห่งหนึ่งก็ได้

          4.  ระบบบัญชีที่ดีจะต้องมีการเสนอรายงานตามระยะเวลาที่เหมาะสม  การเสนอรายงานบางอย่างช้าเกินกว่าที่ควรจะเป็นแม้เพียงชั่วเวลาเดียว  คุณค่าของรายงานอาจจะเหลือเท่ากับศูนย์หรือรายงานที่มากเกินไปจะทำให้เกิดการสับสนและแบ่งแยกความสนใจในรายงานที่สำคัญไป

          5.  ควรเลิกเชื่อว่าระบบบัญชีและการทำงานต่างๆ  ควรจะกำหนดหรือวางรูปแบบมาจากฝ่ายบัญชีหรือนักบัญชีหรือหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งเท่านั้น  แต่การวางระบบบัญชีจำเป็นต้องใช้ศิลปะและศาสตร์หลายแขนง  ดังนั้น  การวางระบบบัญชีที่ดีและเหมาะสมกับกิจการจะต้องเกิดจากการรวมตัวของแผนกต่างๆ  ในกิจการและนักบัญชีที่มีประสบการณ์ทั้งบัญชีการเงิน  บัญชีบริหาร  บัญชีต้นทุนและบัญชีภาษีอากร  ผู้วางระบบบัญชีหรือฝ่ายบัญชีจะต้องเป็นผู้มีใจกว้าง  ยอมรับคำแนะนำหรือข้อขัดแย้งจากผู้อื่นและจะต้องได้รับการยอมรับจากทุกๆ  ฝ่ายโดยเฉพาะผู้บริหารสามารถประสานงานและอธิบายเหตุผลต่างๆ  ได้อย่างชัดเจน  กรณีที่ฝ่ายบัญชีไม่มีคุณสมบัติเพียงพออาจต้องพึ่งพาบุคคลภายนอกที่มีคุณสมบัติมาชดเชย

          6.  ไม่มีระบบบัญชีใดที่สามารถใช้ได้ตลอดไปโดยไม่มีการปรับปรุงให้เหมาะสมตามระยะเวลา  เมื่อมีการใช้งานไประยะเวลาหนึ่งจะมีการเรียนรู้ถึงจุดอ่อนต่างๆ  ที่เกิดขึ้นโดยผู้ปฏิบัติงานซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพของระบบลดลง  ดังนั้น  จึงควรมีการประเมินเป็นระยะๆ  ว่าระบบบัญชีนั้นยังคงเหมาะสมที่จะใช้ในการปฏิบัติต่อไปหรือไม่หรือถึงเวลาที่จะต้องทำการปรับปรุงให้เหมาะสม

          7.  ในสภาพการดำเนินธุรกิจปัจจุบันที่การแข่งขันสูง  การลดขั้นตอนการดำเนินการเพื่อให้กิจการดำเนินธุรกิจหรือสามารถบริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว  อาจก่อให้เกิดการบกพร่องในการควบคุมภายในบางประการ  ซึ่งการบกพร่องหรือความจำเป็นในการแข่งขันนั้นๆ  สามารถแก้ไขหรือทดแทนได้โดยใช้เทคโนโลยีและวิทยาการคอมพิวเตอร์มาช่วยอย่างได้ผลแต่ไม่ใช่ในทุกกรณี

          8.  การใช้ระบบเทคโนโลยีและวิทยาการคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ  ที่จะช่วยในการทำงานและลดข้อบกพร่องบางประการควรคำนึงถึงความเหมาะสมและความคุ้มค่าของการลงทุนต่างๆ  ด้วย

          9.  ไม่มีระบบบัญชีใดๆ  ที่สำเร็จรูป  เช่นเดียวกับซอฟแวร์บัญชีที่เหมาะสมกับทุกกิจการ  ดังนั้น  การวางระบบบัญชีจะต้องใช้เวลาในการติดตามผลและแก้ไขระบบบัญชีและเอกสารที่จัดทำในขั้นต้นให้เหมาะสมกับการทำงานของกิจการเพื่อให้พนักงานทำ  ความเข้าใจและทดสอบการทำงานของระบบบัญชีอย่างน้อยหนึ่งไตรมาสหรือนานกว่านั้น  ก่อนทำเป็นคู่มือระบบบัญชีเพื่อใช้ในการอ้างอิงต่อไป  เนื่องจากสภาพการดำเนินธุรกิจในบางประเด็นปัญหาอาจเกิดจากความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของผู้ใช้ข้อมูลหรือผู้บริหารหรือเกิดจากสภาพการดำเนินธุรกิจที่เปลี่ยนไปหรือบางครั้งอาจเกิดปัญหาในรายละเอียดการปฏิบัติงานขึ้นภายหลัง  ซึ่งอาจต้องมีการปรับปรุงระบบบัญชีและเอกสารให้เหมาะสม  ซึ่งการปรับปรุงจะต้องมีการกระทำร่วมกับผู้ใช้ข้อมูลหรือผู้ปฏิบัติงาน

          10.  ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรจะมีการประเมินความเสี่ยงที่สามารถยอมรับได้ของการบกพร่องต่างๆ  ที่อาจเกิดขึ้น  ว่าสามารถรับได้ที่จุดใด  เมื่อเทียบกับการลงทุนที่จะเกิดขึ้นรวมถึงความพึงพอใจจากลูกค้าที่จะได้รับบริการที่เร็วขึ้นและการทำงานได้อย่างรวดเร็วของพนักงาน  ถ้าประเมินแล้วมีความเสี่ยงมากกว่าที่ยอมรับได้อาจจะต้องมีการปรับปรุงแก้ไขระบบบัญชีและการควบคุมภายในใหม่

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print
  1. chaiwat กองคลังและพัสดุ พูดว่า:

    เป็นบทความที่มีประโยชน์มากๆเลยครับ

  2. กมลทิพย์ กองคลังและพัสดุ พูดว่า:

    เป็นประโยชน์มากคะ จะนำไปปรับใช้กับการทำงานให้ได้ผลประโยชน์มากที่สุดนะคะ

You must be logged in to post a comment.