0

กฎ12 ข้อ ในการรับโทรศัพท์ให้น่าประทับใจ

โทรศัพท์เป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างหนึ่งในการติดต่องานจะเห็นได้ว่าในแต่ละวันพนักงานธุรการ เสมียน พนักงานต้อนรับ เลขานุการ จำเป็นต้องยกหูโทรศัพท์วันละหลายๆ ครั้ง ไม่ว่าจะโทรออกเพื่อติดต่อประสานงานกับบุคคลต่าง ๆ หรือไม่อย่างน้อยก็ต้องรับสายจากลูกค้าบริษัท หน่วยงาน หรือบุคคลที่เราทำธุรกรรมด้วย มารยาทในการใช้โทรศัพท์ จึงนับเป็นสิ่งที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจให้ราบรื่นเรียบร้อยดังเทคนิคต่อไปนี้

  • พยายามรับโทรศัพท์ให้ได้เมื่อโทรศัพท์ดังครั้งที่สองการรับโทรศัพท์เร็วเกินไปอาจทำให้อีกฝ่ายตั้งตัวไม่ทันส่วนการรับโทรศัพท์ช้าเกินไป อาจทำให้อีกฝ่ายหงุดหงิดได้เช่นกัน
  • รับสายด้วยน้ำเสียงและถ้อยคำที่เป็นมิตรน่าฟัง อย่าลืมยิ้ม ยิ้ม และยิ้ม แม้ว่าอีกฝ่ายจะไม่เห็นก็ตาม
    • ถามชื่อผู้ที่โทรเข้ามาเพื่อแสดงถึงความเอาใจใส่ที่คุณมีให้กับเขา และอย่าลืมว่า เมื่อทราบชื่อเขาแล้วควรเรียกชื่อเขาเวลาที่สนทนากันด้วย
    • พูดให้ช้าและชัดเจน จะป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการสื่อสารจากการจับประเด็นไม่ได้
      หรือไม่ครบถ้วน ที่สำคัญ ไม่ควรเคี้ยวหรืออมสิ่งใด ๆ ในปากขณะสนทนา
    • ถ้าปกติคุณเป็นคนเสียงดังควรลดเสียงลงขณะสนทนาทางโทรศัพท์
    • ถือโทรศัพท์ให้ห่างจากปากประมาณ2 นิ้วมือกั้น
    • เมื่อต้องการให้ผู้ที่โทรเข้ามารอสายควรขออนุญาตเสมอ และควรเตรียมคำตอบเอาไว้ด้วย หากอีกฝ่ายถามเหตุผล เมื่อสิ้นสุดการพักสายควรกล่าวขอบคุณเขาด้วยที่กรุณารอสาย
    • เมื่อคุณโอนสายและไม่มีผู้รับทราบ ควรบอกให้ผู้ที่โทรมาทราบ และถามว่าเขาต้องการฝากข้อความหรือไม่ไม่ควรปล่อยให้ผู้ที่โทรมารอนาน
    • หากผู้ที่โทรเข้ามาต้องการฝากข้อความควรจดบันทึกชื่อและหน่วยงานของเขา วันเวลาที่โทรเข้ามา หัวข้อที่ต้องการสนทนาหากเขาต้องการให้โทรกลับ ควรจดหมายเลขโทรศัพท์ของเขาไว้ด้วย
    • ก่อนวางสายคุณต้องมั่นใจว่า คุณได้ตอบคำถามของเขาครบถ้วนแล้ว
    • จำไว้ว่าควรจบบทสนทนาให้น่าประทับใจเช่นกันเช่น ยินดีรับใช้ครับ/ค่ะ
    • สุดท้ายควรให้อีกฝ่ายเป็นฝ่ายวางหูก่อน เพื่อแสดงให้เห็นว่า คุณไม่ได้อยากรีบวางสายของเขา

ทั้ง 12 ข้อนี้เป็นหลักที่ได้รับการยอมรับไม่ว่าใครก็ตามที่โทรเข้ามาและได้รับการปฏิบัติเช่นนี้กลับไป รับรองว่าต้องเกิดความประทับใจไม่รู้ลืม…แล้วการทำงานของเราก็จะรื่นไหลไปได้สวยกว่าเดิม

จุฑาลักษณ์  สาโรจน์

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print

You must be logged in to post a comment.