0

การบริหารการประชุมที่มีพลังในการพัฒนาองค์กร

การบริหารการประชุมที่มีพลังในการพัฒนาองค์กร

การประชุมที่ดีหรือ “การประชุมที่มีประสิทธิภาพ” ย่อม ต้องเป็นการประชุมที่มีพลังและส่งผลไปสู่การพัฒนาองค์กร อย่างมีนัยสำคัญ การประชุมที่อ่อนแอหรือล้มเหลวก็จะส่งผลไปสู่ความอ่อนแอหรือล้มเหลวของ องค์กร ในทางกลับกัน องค์กรที่อ่อนแอหรือล้มเหลว ย่อมมาจากประสิทธิภาพการประชุมด้วยเช่นกัน

การประชุมย่อมเป็นกลไก (Mechanism) ที่สำคัญ เป็นกลไกที่จะขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้า เจริญก้าวหน้า มีความเข้มแข็ง ซึ่งความเข้มแข็งย่อมรวมถึงสันติสุขด้วย

การประชุมที่มีประสิทธิภาพ ย่อมก่อให้เกิดงาน ก่อให้เกิดการทำงานร่วมกัน ก่อให้เกิดความผสานสัมพันธ์ เกิดมรรคเกิดผลอย่างแท้จริง นอกจากนั้นแล้ว การประชุมที่กระตือรือร้น (Active Meeting) ย่อมก่อให้เกิดการบริหารจัดการหรือการทำงานที่กระตือรือร้นด้วย ถ้าเป็นการประชุมที่เฉื่อยชา น่าเบื่อ มีแต่การบ่นกันไปบ่นกันมา (Passive Meeting) ก็คาดการณ์ได้เลยว่าองค์กรนั้น หน่วยงานนั้น จะมีสภาพเป็นอย่างไร ในทางกลับกันหน่วยงานที่ทำงานอย่างกระตือรือร้นหรือเฉื่อยชา ก็จะสะท้อนภาพให้เห็นได้ในการประชุมด้วยกันเช่นกัน “หนูถีบจักรเพื่อให้กงล้อหมุน พร้อมกันนั้นกงล้อหรือจักรก็ถีบหรือหมุนหนูให้วิ่งไปด้วยเช่นกัน”

ถ้าเราสมมุติให้เข้มแข็งไว้ก่อนว่า การประชุมเป็นห้องยุทธศาสตร์ เป็นวอร์รูม (War Room) หรือเป็นเสมือนวอร์รูม วอร์รูมเป็นห้องที่ผู้นำและผู้เกี่ยวข้องเข้ามาร่วมกันคิดอ่าน วางแผน ประเมินสถานการณ์ รบ หรือบริหารจัดการต่อไป วางแผนคิดอ่านให้ละเอียดรอบคอบ ประณีต เอาจริงเอาจัง ส่งผลไปสู่การปฎิบัติ และวอร์รูมต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องและเข้มแข็งจริงจัง

เมื่อเป็นเช่นนั้น การประชุมที่มีประสิทธิภาพ จึงต้องเกี่ยวข้องกับประเด็นต่อไปนี้

1.การประชุมที่มีประสิทธิภาพต้องมีการพิจารณาระดมความคิดเรื่องยุทธศาสตร์ นโยบาย เป้าหมาย แนวรุก ที่สัมพันธ์กับความเป็นจริง ภาวะคุกคาม จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส อย่างต่อเนื่อง

2.การประชุมที่มีประสิทธิภาพต้องกำหนดและปรับยุทธวิธี กระบวนการ การบริหารจัดการ การแก้ปัญหา อย่างต่อเนื่อง

3.การประชุมที่มีประสิทธิภาพต้องมีการประเมินผล ติดตามผล กระตุ้นการปฏิบัติการ หาทางออกอย่างต่อเนื่อง

4.การประชุมที่มีประสิทธิภาพต้องเน้นการประสานงาน บูรณาการการทำงาน และการช่วยเหลือเกื้อกูลกัน

5.การประชุมที่มีประสิทธิภาพต้องสามารถสร้างแรงบันดาลใจ ทำใจ ความเป็นกัลยาณมิตร ให้ก่อเกิดอย่างแท้จริง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ผู้นำต้องมีภาวะผู้นำ

การเตรียมการการประชุมที่ดีหรือการประชุมที่มีประสิทธิภาพ อาจพิจารณาแยกผู้เกี่ยวข้องออกเป็น 3 กลุ่มกว้างๆ ดังนี้

กลุ่มผู้นำ เกี่ยว ข้องกับผู้นำองค์กร ประธาน รองประธาน กรรมการและเลขานุการ ที่จำเป็นจะต้องมีภาวะผู้นำ มีวิสัยทัศน์ มีความองอาจที่จะตัดสินใจ แยกงานประจำ งานแก้ปัญหากับงานยุทธศาสตร์ งานในเชิงรุก งานที่ก่อให้เกิดความเจริญก้าวหน้า ซึ่งงานทั้งสองด้านนี้ต้องแยกให้ชัดเจน มอง ระดมความคิด ปฏิบัติการให้เกิดมรรคเกิดผลทั้งสองด้าน

นอกจากนั้นแล้ว ภาวะผู้นำอาจไปเกี่ยวข้องกับอีกมากมายหลายเรื่อง หลายบุคลิก เช่น ความอดทน ความคิดสร้างสรรค์ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การเอาใจเขามาใส่ใจเรา การให้เกียรติผู้อื่น การมีน้ำใจ เป็นต้น

กลุ่มผู้นำต้องมองภาพรวมให้ออก มองประเด็นเชื่อมโยงอดีต-ปัจจุบัน-อนาคตให้ออก มองงานแก้ปัญหา และงานรุกไปข้างหน้าให้ออก ต้องศึกษาล่วงหน้า เตรียมการล่วงหน้าอย่างสำคัญ

กลุ่มคณะกรรมการ ได้แก่ กรรมการหรือคณะทำงาน กลุ่มผู้เข้าประชุมย่อมเป็นกลุ่มใหญ่ กลุ่มที่จะส่งผลต่อการระดมความคิด ส่งผลต่อมติอย่างแท้จริง การศึกษาล่วงหน้า การให้เกียรติให้ความสนใจกับการประชุม การอภิปรายเสนอความคิดเห็น การตรงต่อเวลา จึงเป็นเรื่องสำคัญมาก

นอกจากนั้นแล้ว ผลจากนโยบาย มติ ข้อตกลงหรือการมอบหมายงาน ไปสู่ทุกคนในที่ประชุม จำเป็นต้องชัดเจน ดำเนินการ ติดตามผล รายงานผลการปฏิบัติงาน อาจเพียงนึกถึง PDCA เมื่อได้รับงานไปแล้ว ต้องไปวางแผน (Plan) ดำเนินการ (Do) ตรวจสอบ ประเมินผล ปรับเปลี่ยน (Check) และกระทำต่อไปอย่างเข้มแข็ง (Act) เมื่อมีการประชุมครั้งต่อไป เราก็สามารถรายงาน แจ้งเพื่อทราบ เสนอเป็นเรื่องสืบเนื่องได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อไป

งานการประชุม “Secretariat” อาจมีรากศัพท์เดียวกับ “Secret” ความลับ กุมความลับ รักษาความลับไว้ด้วยก็ได้ งานการประชุมและผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานการประชุม ย่อมเป็นงานที่ต้องการความละเอียดรอบคอบ ประณีต และงานการประชุมย่อมเป็นตัวจักรสำคัญที่จะหมุนการประชุมให้มีความสุข มีข้อมูล มีความพร้อมที่จะร่วมกันคิด ร่วมกันทำ และพัฒนาองค์กร

การเตรียมการงานประชุมควรเกี่ยวข้องกับประเด็นต่อไปนี้

1.งานเอกสารการประชุม วาระการประชุม เอกสารอ้างอิง ข้อมูลอ้างอิง และมากมายหลายเรื่องต้องมีการคาดการณ์ล่วงหน้า ที่ประชุม ประธาน กรรมการ ต้องการข้อมูลอะไร ต้องการเอกสารอะไร ประกอบการพิจารณา

2.เตรียมการในเรื่องของสถานที่ เครื่องอำนวยความสะดวก สื่อโสตทัศนูปกรณ์ บุคลากรอำนวยความสะดวก ความสะดวกสบาย ประณีต ดอกไม้ ต้นไม้ สภาพห้อง ระบบ บรรยากาศที่เอื้อต่อการคิดอ่านร่วมกัน

3.การเตรียมการเรื่องอาหาร น้ำดื่ม เครื่องดื่ม อาหารว่าง ตามความเหมาะสม มัธยัสถ์ ไม่ฟุ่มเฟือย เหลือทิ้ง ผู้บริการ ภาชนะ สะอาดประณีต อาหาร น้ำดื่ม เครื่องดื่ม ขนม ผลไม้ ควรจะจัดช้อน จัดส้อม ตะเกียบ จาน แก้วน้ำ อย่างไร (ศาสตร์และศิลป์)

4.จิตสำนึกบริการ (Service Mind) ปฏิบัติงานด้วยใจ ยิ้มแย้มแจ่มใส กระตือรือร้นที่จะบริการ กระฉับกระเฉง สวยงาม

สำคัญที่สุดอีกเรื่องหนึ่งสำหรับทุกคนคือ การสร้างกิจนิสัยที่รับผิดชอบและตรงต่อเวลา บ้านเมืองใด องค์กรใด ไม่ว่าองค์กรใหญ่หรือเล็ก ถ้าขาดความรับผิดชอบและการตรงต่อเวลา บ้านเมืองนั้น องค์กรนั้น ยังต้องใช้เวลาในการพัฒนาไปสู่ “ความเป็นอารยะ” บ้านเมืองนั้น องค์กรนั้น จะยังคงเต็มไปด้วยปัญหาและพัฒนาได้ยากยิ่ง

การบริหารการประชุมให้มีประสิทธิภาพ จึงเป็นพลังที่สำคัญในการพัฒนาองค์กรอย่างสำคัญยิ่ง

 

ที่มา : บทความนวัตกรรมและจุดเปลี่ยน

มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ

 

Share and Enjoy:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Twitter
  • Print

You must be logged in to post a comment.